[해외영업] 어학/문서에 대한 생각

내가 블로그에 해외영업을 기록하는 것은 내가 대학, 대학원에서 관련학문을 전공을하고, 또 이것을 직업으로 15년정도를 하다보니 이런저런 생각을 기록하는 것이다. 그리고 보다 전문적이고 학문적인 것을 기재하고 싶은 생각이 있긴하다.  하지만 기초지식이 부족한 사람들에게 해외영업을 알리기 위해서 무역실무속에 나오는 자질구래한 내용, 계약론의 법리적 의미라던가, 이런 법리적 의미가 자신이 하고 있는 활동속에 어떻게 이루어지는가를 정리한다면 막연히 해외영업이란 것에 기대를 갖는 사람들은 일단 거부감을 느낄것이라고 생각한다. 또 하다보니 막연히 좋은 느낌만 전하는 것보다는 현실을 정확하게 전달하는 것이 보다 낫다고 생각한다.

간단하게 말하면 모든 영업활동이란 것은 관습법이던 성문법이던 법률이 허가하는 범위내에서 상행위를 한다고 생각한다. 결국 문제가 되면 계약서의 기준을 보고, 이로도 해결이되지 않으면 중재를 하고(거의 보기 힘듬..arbitration 중재는 국제상거래에서 고등법원의 판결과 동등한 지위를 갖음), 이로도 안되면 소송이란 제도로 판가름을 한다. 결국 모든 행위가 제도와 법률의 틀안에서 행동하고 이는 모든 사회활동의 규범이고 내가 약속하지 않아도 따라야하는 공공의 선을 목적으로 관리되고 있다.

하지만 매일매일의 활동은 이런 제도와 법률이 녹아든 규정된 문서와 이를 관리하기 위해서 회사마다 또는 스스로 만들어가는 문서로 정리된다. 문서로 정리되기전에 우리는 말을 하고 생각을 한다. 결국 낮은 단계일수록 말과 문서로 관리되고, 높은 단계로 갈수록 법률과 제도, 그리고 철학이 심어진다고 볼수 있다. 이런 구조적인 이해가 없이 매일 매일 떠들어내고 만들어 내는 문서가 정확하고 적확한 의미인지, 효과적이고 능률적인 프로세스를 만들어가는지에 대한 스스로의 성찰이 필요하다.

1. 영업문서

실무적인 측면에서 나는 오래전에 2년전실적자료와 1년전실적자료를 갖고 상황파악을 위해서 엉성하게나마 BCG matrix를 만들어 본적이 있다. 틈틈히 시간날때 해보면 1주일정도 걸리는데 제품이 많다면 제품군으로 나눠도 상관은 없다. 이를 통해서 회사의 방향이 어떻게 가야하는지와 내가 처한 상황을 이해함으로 어떻게 움직여야할지를 파악할 수 있다. 대략 매출액과 성장률로 판단하기 때문에 한번 해보면 회사의 비전도 볼수 있지 않을까한다.스스로 만드는 서류로는 주간보고, 월간보고, 잡다한 보고서, 월,분기, 년간 수주집계, 출고일정표, 고객별 실적 분석, 수익률 분석, 제품별분석, 시자조사, 상품기획 등은 판매자료를 근간으로 작성하게 된다. 사실 서류는 많아보이지만, excel로 정리하고 사칙연산수준의 함수만 써도 이정도는 만들수 있다. 그래고 그정도는 할줄 알아야한다. 글로 써 놓으면 대단히 복잡한듯 하여도 이렇게 정리함으로 전체의 그림을 어렴풋이 이해할 수 있다. 그 속에서 전체의 그림하에 전체의 trend가 어떻게 움직이고 있는지, 그리고 개별고객이 전체 trend와 어떻게 움직이고 있는지를 알아야 적절한 의사결정을 할 수 있기 때문이다. 대외조사자료가 있다면 비교검토하여 냉철한 우리의 위치를 볼수도 있다. 귀찮게 보이는 모든 문서는 생각이 정리되어 구체화된 프로세스이기 때문에 이를 이해하지 못한다면 성취가 늦을 수 밖에 없다. 그회사의 문서수준을 보는 순간, 그 회사의 수준은 거의 절반이상 알수 있다. 문서가 없다는 것은 정리된 생각이 없다는 것이고, 프로세스도 없는 매일 땜빵식의 수준이라고 생각하면 된다.  어느 회사에 입사하던 그 회사의 문서수준을 보면 장담컨데 회사의 수준은 말하지 않아도 알수 있다. 뛰어난 회사일수록 문서가 회사의 자산으로 남게된다. 이것이 스스로의 독자적인 프로세스를 만들게된다. 회사에 가면 작성해야하는 문서가 엄청나게 많고 짜증도 난다. 해외영업을 하다보면 ERP와 상관없이 purchase order, Proforma invoice, 생산의뢰서, 출고의뢰서, 선적지시, commercial invoice, packing list, certificate of origin, L/C, DP, DA따라 draft도 준비하고 RoHS certificate, CE/FCC/UL/C-Tick등 규격관련서류를 고객이 요청할때 제출한다. 사후관리로 RMA number를 부여하고, A/S관리 프로세스에 따라 최종 Repair report, 비용청구에 따른 service invoice등을 만드는 등 내가 스스로 만드는 서류외에도 준비해야할 서류가 엄청나게 많다.

고객과 공유하는 문서에도 일정한 기준이 필요하다. 매일 작성되는 e-mail과 미팅시 준비되는 agenda list, 미팅후에 서로의 약속을 확인하는 meeting summary등도 마찬가지다. 중요한건 전에 어떤 약속을 했고, 현재 상황에서 어떻게 이행하고 조정할 것인가의 문제이다. 시점이 오늘과 내일로 바뀌어도 똑같다. 즉 내용의 핵심이 중요하고 핵심은 육하원칙에 따라 설명될 수 있어야하고, 그 이야기가 매일매일 맥락을 이어나가야한다. 하물며 연애편지도 두서가 없으면 뭔말인지 이해하지 못한다. 서로의 욕망과 이익이 교환되는 상거래에서 논리가 없는것은 칼자루를 거꾸로지고 일기토를 하는 것과 같다. 

내가 답답할때가 어제는 이런말을 하고, 오늘은 아무런 이유없이 나의 상황때문에 저런말을 하는 사람들이다. 또는 문서를 작성하고 여기에다가는 A라고 쓰고 말이 조금 바뀌면 B라고 쓰는 것이다. 이는 자신이 스스로 뭘 모르는지 모르는 용감함이고, 내가 무엇을 하고 있는지에 대한 자각이 없는 것이다. 피터드러커의 말을 빌리면 자신의 業에 대한 생각이 없고, 소명의식도 전혀없는 수준이라고 할 수 있다. 물론 그 답답함은 이해가 가지만 상거래의 가장 중요한 것은 법률, 제도, 관습의 문제가 아니라 신뢰 그것도 극도의 높은 수준의 신뢰(utmost good faith)다. 이런 엉성함이 사람의 신뢰를 떨어뜨린다. 이는 가르키는 것이 아니라 깨달아야하는 것이다. 왜냐하면 경기장에 선수로 들어서면서 경기룰을 모르는 수준이라고 할 수 있다. 경기룰을 모르는 선수를 어떻게 해야하나? 리저브로 깨닫도록 부단한 노력을 동기하는게 우선이겠지만, 그 수준에서 재입장을 계속 시도한다면 퇴장뿐이다.

사람이란 동물의 수준이 제각각이기 때문에, 립서비스로, 미사여구와 뒷돈으로 정리되는 경우도 있다. 여기에서는 문서의 의미가 퇴색된다. 좋은게 좋은적은 없지만, 좋을것이라 생각하면 하는 행동이기 때문이다.그런 일시적인 해결이 영원한 해결이 아닌 미봉책인 경우가 많다. 미봉책을 쓰는 것과 동시에 잠시 편해지기도 하고, 장시간 고달픈 활동을 해야한다. 그것을 비난하고 싶지는 않다. 다들 살아가는 방법이기도 하고, 선택의 문제이고 그들은 그것을 바둑의 묘수라고 생각하기도 한다. 하지만 나는 최소한 당당하게 흔들림없는 원칙있고 일관성있는 삶을 권하고 싶다. 물론 나도 삼대가 놀고 먹을 수 있는 조건이라면 혹할것이라 생각한다. 그정도가 아니라면 스스로 당당하기 위해서도 나의 문제를 잘 포장해서 남에게 전달하거나, 나의 비리에 동반자를 반들어 동귀어진하는 것, 반대의 경우도 마찬가지다. 그런 길은 大商이 되는 길이 아니라고 생각한다. 꼭 돈을 많이 버는 것이 큰 상인이 아니다. 정말 큰 상인은 많은 사람들의 마음을 진실되게 살수 있는 사람이다. 그 사람이 큰 돈을 버는 것이다. 연애와 영업이 비슷한 이유는 소박하게 마음을 도둑질하는 것이기 때문이다. 그런점에서 일맥상통하게 우리제품은 비싸서 못판다는 영업사원은 모두 해고해야할 사람들이란 말이 결코 과하지 않다. 이렇게 좋고, 제일 싸면 굳이 당신보다 적은 임금주고 저렴한 노동력을 사용해도 알아서 팔린텐데 당신이 왜 필요하냐고 나는 묻고 싶다. B2C 온라인 거래는 영업사원이 덜 필요할지도 모른다. 하지만 B2B는 아날로그 영업이 아직까지는 요체다. 그리고 쉽게 없애기 어려운 부분이기도 하다. apple to apple...글쎄...

계약서는 위에서 말하듯이 법률적인 의미가 있기 때문에 검토할때에는 내가 거래를 끊고, 이 계약서의 기준으로 해결을 하는 자세로 작성하되 나만 생각하는 것이 아니라 남도 합의할수 있는 수준의 보편성을 견지하면서 작성할 필요가 있다. 특별하게 남에게 피해를 줄 의도를 넣지 않는 범위라면 큰 문제는 없을듯 하지만, 여기에서는 꼼꼼함, 집요함, 근거에 대한 철저함이 필요하다.  단 분쟁시에 작성되는 서류는 대단히 법률적이고, 법률적인 효과를 유발할 수 있는 사항이다. 법률적 지식이 있는 사람들의 자문도 필요하고, 기존에 작성된 계약서의 조항이 어떤 조항과 어떤 조항이 연결되어 있는지를 파악할 필요가 있다. 사실 계약서를 쓸때 고려해야할 사항이다.

2) 어학능력

해외영업을 하면서 나도 어학능력의 부족함을 많이 느낀다. 최근에 새로운 단어를 보고 듣고는 하지만, 예전처럼 자주 기억하고 사용하려고 하는 빈도가 사실 적다. 하지만 내가 사무실에서 통화하는 이야기를 듣고, 결과를 보고 하는 관찰자적 입장과 내가 해보고 나오는 결과에 따른 경험을 분석해보면 매우 다채롭다.

여러가지 말을 할수 있다는 것은 장점이다. 특히 2개국어이상의 외국어를 한다면 이는 분명히 장점이다. 부럽기도 하다. 하지만 말을 잘한다는 의미는 무엇인가? 나는 두가지 의미로 해외영업을 하는 사람들에게 어학에 대해서 생각해 봤으면 한다.

첫째는 업무적 언어능력이다. 토익만점맞는 사람이 좀더 우수한 자질을 갖고 있겠지만, 회사는 특정분양의 전문성을 갖는다. 예를 들어 자동차 회사에 가서 엔진기술을 설명하라고 하면 당연히 버벅거릴 가능성이 높다. 만약 제약회사에가서 화학용어로 설명하라고 하면 당연히 멘붕이 올것이다. 즉 모르는 말은 쓸수 없다. 문과계열출신에게 도플러의 법칙과 전자회로를 설명시키면 잘 안되는게 당연하다. 그럼 이것이 토익만점이 말을 잘할 수 있을지도 모른다는 생각과는 조금 차이가 있지 않을까?  

결국 어떤 회사에 가느냐에 따라 그동네의 말을 추가로 배워야한다. 내 경험으로 토익점수가 입사필수조건이라는 생각은 안들고 그렇지도 않다. 나도 면접때 채점기준이 그렇다. native가 아니라면 적정한 의사소통수준이상이 된다. 중요한건 말에 핵심이 존재하는 가이다. 이건 필수다. 그리고 위에서도 말하듯 말은 생각이 정리되어 나오는 행동이다. 그것을 좀더 잘 정리하는 것이 문서다. 그럼 여기에서도 말하고자 하는 바의 핵심은 논리력이다. 그 핵심을 어렴풋하게라도 이해한다면 사람은 비유를 통하여서도 그 의미를 최소한 전달할 가능성이 높다.  즉 업무적인 언어는 사전에 내가 전달할 바를 정리 또는 keyword를 설정하고 통화하거나, 미팅의 주제와 핵심내용을 이해하고 미팅을 참여해야 원활한 의사소통이 되는 것이다. 지시를 받자마자 전화기만 들고 지시한 내용만을 전달한다면 voice recorder수준의 영업을 하는 것이다. 모든 업무의 detail은 담당자가 제일 잘 알아야한다. 이 준비가 안되면 고객이 하는 말에 탄력적으로 대응하기 어렵다. 이는 담당자의 실력으로 평가되고 누적되면 좋지가 않다. 내가 10년전에도 최근에도 보게되는 것은 이런상황에 닥치면 머리가 아니라 입이 떠드는데로 뒷감당이 안되는 말을 하고, 신뢰를 깨는 행위를 반복하게 된다. 나쁜 의도를 갖고 있지 않으나 결국 거짓말을 한다는 것이다. 사실 내가 이부분은 유연하지 못한데 이런 행동이 잘 납득되지 않기 때문이다. 말이 끝나고 5초만 이야기하면 사실이 아닌데..유치원미만의 어린이와 같은 나이브한 자세이기 때문이다. 내가 부족한 것이기도 하지만..어째던 유연한 사고체계로 너무 경직되지 않는 배포와 사고가 같이 필요하다고 본다. 대신 도전적이고 강력한 논리로 나에게 드라이브를 거는 직원들을 볼때 나는 비록 논쟁에서 나의 의견이 좌절더라도 흔쾌히 기뻐해준다. 멋지지 않은가?

두번째는 업무외적인 언어능력이다. 나는 토익시점이던 해외연수던 이런 경험이 이 부분에서는 대단히 높은 언어적 장점이 된다고 생각한다. 그래도 내가 2순위로 놓는것은 핵심과 논리는 보다 철학적인 사고와 냉철한 판단력에 기인하기 때문이다. 이것도 훈련될 수 있는 것이다. 업무가 되야 고객하고 외국어로 미팅도 하고 그 다음에 맥주라도 한잔하고 사는 이야기를 할것 아닌가? Blinding meeting하려고 초당금액을 계산하면 사는 사람들과 노닥거리는 것이 민폐아닌가?

여기에서는 각 사람들의 교양과 인문학적 수준이 중요하다. 왜냐하면 이부분은 감성적이어야하기 때문이다. 현대사회를 사는 모든 직장인들에게 나는 취미를 갖으라 권하고, 나도 못하지만 악기를 다루면 더 좋고, 가장 좋은 것은 폭넓은 깊이있는 독서라고 생각한다.  회의실에서 죽으라 일이야기만 하고, 밥먹으면서 일이야기하고, 맥주마시면서 일이야기하고..어떤날은 가능하다. 매일 그러면 사실 피곤할지도 모른다. 그래서 책상머리에만 붙어 있는 사람에게서 전략적 사고는 절대 기대할 수 없다는 것이다. 사고체계의 틀이 한정되기 때문이다. 사람이 사는데 여행도 필요하고, 휴식도 필요한 이유다. 

위의 두가지 과정을 통해서 업무와 하는 일을 보면 자신이 하고 있는 일들에 대해서 생각해 볼수 있다. 매일 passive하게 고객이 오는 내용을 전달하고 달라는 것만 전달해주는 국제택배수준의 해외영업인지, active하게 고객의 문제를 해결함으로 내문제를 해결하는 진정한 international business man이 되는 것인지는 다 본인이 선택한 결정과 결과일 뿐이다. 그리고 내꿈은 어디를 지향하는지 돌아볼 일이다.

사진출처 : http://reddavebatcave.com/category/illustration/page/3/

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