[해외영업] 업무수행의 과정

초년병들이 어려워 하는 것은 익숙지 않은 업무가 떨어지면 일단 우왕자왕한다. 특히 몸은 바쁘고, 머리는 아프고, 성과는 없고 잔소리는 떨어지는 것 같다. 그런점에서 이렇게 해보면 어떨까 한다.

1. 주어진 업무의 목적 

   - 이 일을 왜 하는지, 이 업무를 통해서 이루고자 하는 바를 명확하게 이해해야한다.

   - 종종 쪽팔리다고 모르는 부분을 물어보지 않는 경향이 있지만 모르는 것은 반드시 명확하게 이해할때까지 물어보는 습관이 필요하다.

   - 특히 지시를 받을 때에는 반드시 받아적는 습관이 필요하다.

2. To Do list 정리

   - 목표를 달성하기 위해서 해야할 업무 리스트를 정리한다. 

   - 메모하는 습관은 매우 중요한 사항이다. 사람은 기계가 아니기 때문에 기억할 수단과 언제든지 찾아낼수 있는 방법적인 수단이 필요하다.

3. To Do list의 재배열

   - 2번의 과정과 함께 한번에 되면 더욱 좋다.

   - 우선순위를 결정하는 과정이라고 생각된다. 우선순위는 혼자하는 일, 다른 사람의 지원을 받아야 하는일(다른 사람의 업무시간을 고려해야할 경우), 내 업무 이후의 업무를 받아서 할 사람을 고려할때의 조건등 업무 프로세스상의 파악과 시간적 제한이 있는 경우 이에 따른 배열의 우선순위를 고려해야하지 않을가한다. 기본적으로 주어진 일이라 생각하면 업무 경중은 당연히 기억한다. 하지만 위에서 말한 두가지는 덜하게 되는데 뒷일을 관리하지 않으면 일이 매끄럽게 끝나지 않는다.

4. 점검과 반복

   - 업무를 마무리하고 성과가 있으면 반드시 이를 반복함으로 완벽하게 내것으로 체화해야한다.

   - 부족한 부분은 반드시 전체 프로세스를 놓고 재조정하는 과정이 필요하다.

5. 개선

   - 반복을 통해서도 업무상황에 맞춰 개선점은 도출할 수 있다. 단 회사의 프로세스가 대체로 반복된 과정속에서 만들어진 것임으로 그렇게 된 이유도 같이 생각해야한다. 그렇지 않으면 나의 편의를 위함인지, 전체의 효용을 위한것인지로 구분될 수도 있는 일이다.

    - 선행자의 경험을 모은다. 일단 듣고나서는 일부는 도움이 되기도 하고 그렇지 않기도 하다. 이 과정이 먼저 일듯 하지만, 나중에 해야 자신의 잘못을 정확하게 찾고 기억이 오래 남는다. 하라는데로 하다보면 왜 하는지를 이해하는데 시간이 오래걸린다. 각자 상황에 따라 변화가 가능하지만 나는 스스로 먼저 해보길 권한다. 실패를 두려워하는 것은 발전하지 않겠다는 것이란 동의어가 아닐까한다.

이런 과정을 통해서 가장 잘 이해해야하는 것은 전체 프로세스와 그 하단에서 내가 맡은 역할과 그 역할이 수행할 프로세스이다. 그 이후가 내 프로세스 전단계와 뒷단계의 업무를 조금더 이해한다면 보다 유연해지지 않을까한다.

쉽게 Order/Profoma Invoice/Payment/Shipment/RMA등 이런 과정이 나에게는 전부인거 같지만 order가 회계업무와 연관성, 구매제조에 주는 영향, 입금이 갖는 재무적 영향, 선적과 회계적 매출집계, RMA를 통한 CS부서와의 조율과 비용의 회계적 처리등 회사는 유기체처럼 중복확인하는 프로세스로 되어 있다. 따라서 복합적 고려를 하지 못하면 업무중 멍때리거나 멘붕이 오는 사태가 자주 온다고 생각한다. 무엇이 빠진줄 모르고, 해당부서는 잘 모르겠는데 나를 막 닥달하기 시작하기 때문이다.

그런점에서 빨리빨리가 중요한게 아니라 무엇을 할것인가가 더 중요하고, 빨리빨리보다 제대로 하는 것이 중요하다. 빨리빨리는 제대로가 숙련되어서 하는 것이다. 내가 자주 목격하는 것중 하나가 빨리빨리하고, 빨리했던 그 일을 또 빨리빨리 다시 하고 다시 하는 일이다. 컴퓨터가 꺼져서일때는 재난인데, 위의 과정은 분명 인재다.